کارآفرین‌ها و کسانی که مسئولیت‌های حرفه‌ای بسیاری دارند، باید برنامه‌ریزی‌های دقیق و صحیحی برای کسب و کار خود داشته باشند تا از قافله رقابت‌ها جا نمانند. اما چطور می‌توان این مهم را به انجام رساند؟
همیشه در طول فعالیت‌های کاری، مسائل گوناگونی پدیدار می‌شوند و آرمان‌ها و چشم‌اندازهای جدیدی ظهور پیدا می‌کنند و اگر شخص توانایی سازماندهی به این حجم از فکر و ایده و مشغله را نداشته باشد، بدون شک توانایی پیشبرد اهدافش را هم نخواهد داشت. در این راستا بسیار مهم است که شما اولویت‌های کاری خود را بشناسید و سعی کنید با کمتر کار کردن، پیشرفت و موفقیت بیشتری برای خود رقم بزنید. هنر اصلی در این رابطه این است که کارهای مهم را در صدر امور قرار دهید و شاخ و برگ‌های اضافه را از آن بچینید.
شما باید بیاموزید که لازم نیست همه امور یک‌جا و همزمان انجام شوند. گاهی نیاز است که مسائل کم اهمیت‌تر یا آنهایی که محدودیت زمانی ندارند را کنار بگذارید و همه تمرکز خود را روی هسته اصلی هدف‌تان قرار دهید. سپس در اولین فرصت، امور جانبی را نیز به سرانجام رسانده و بدون استرس و فشار در مسیر پیروزی گام بردارید.
اغلب ما به اشتباه تصور می‌کنیم که هر چه بیشتر و فشرده‌تر کار کنیم، بهتر است و موفق‌تر خواهیم بود. اما این را مدنظر داشته باشید که همیشه کیفیت امور بسیار مهم‌تر و ارزشمندتر از کمیت آنها هستند. اگر یک هدف را با همه جزئیات و کامل و با کیفیت به سرانجام برسانید، بسیار بهتر از این است که چندین چشم‌انداز را به موازات هم پیش ببرید و در آخر هم هیچ کدام به ثمر ننشینند. برای این منظور، ساده‌ترین کار این است که یک لیست کوتاه از کارهای مهم تهیه کنید. گزینه‌های خود را اولویت‌بندی کنید و بر اساس ضرب‌الاجل‌ها، برای هر یک از گزینه‌های لیست خود یک برنامه زمانی تعیین کنید.
مطمئن باشید وقتی با آرامش و بدون استرس و با نظم و بر اساس برنامه‌ریزی کارهای خود را انجام دهید، وقت بیشتری بدست خواهید آورد و شمار بیشتری از کارها را به انجام خواهید رساند. استرس موجب حواس پرتی می‌شود و در نتیجه وقت زیادی از شما را می‌تواند تلف کند. در مقابل، برنامه‌ریزی منطقی و صحیح، آرامش لازم را برای انجام امور به فرد می‌بخشد و در نتیجه بدون کوچک‌ترین اتلاف وقتی می‌تواند کارهای بیشتری را انجام دهد. اغلب مردم وقتی ارتقاء شغلی می‌گیرند، حس مسئولیت‌پذیری و وجدان کاری‌شان به شدت افزایش پیدا می‌کند و در نتیجه بیشتر از گذشته کار و تلاش می‌کنند. این ذات بیشتر آدم‌هاست که نمی‌توانند در برابر مسئولیت‌های که پذیرفته‌اند بی‌اعتنا بمانند و در نتیجه خودشان پررنگ‌تر از قبل در صحنه حاضر می‌شوند. برای موفقیت بیشتر لازم است هرس کردن را بیاموزید. برای این منظور در وهله اول «نرخ ساعات پربازده» خود را محاسبه کنید. به این صورت که رقم دقیق مالیات، افت ارزش و درآمد خالص سالانه خود را محاسبه کرده و آنها را از ساعات کاری سالانه خود کسر کنید. به طور مثال، اگر سالانه ۲۰۰ هزار دلار درآمد دارید و ۲ هزار ساعت هم کار می‌کنید، در نتیجه نرخ ساعات پربازده شما یکصد دلار در هر ساعت خواهد بود. با این حساب، می‌توانید درک درست و کاملی از نحوه عملکرد خود پیدا کنید و در صورت نیاز، برخی از امور را به دیگران محول کنید تا با سرعت بیشتر و هزینه کمتر آن را انجام دهند. به طور مثال، با ساعتی یکصد دلار شما نباید کارهای اداری و منشی‌گری کنید زیرا می‌توانید با پرداخت مثلا ساعتی ۲۰ دلار یک منشی استخدام کنید تا امور مربوطه را با سرعت بیشتر و هزینه کمتر به انجام برساند.
با سپردن کارهای متفرقه به کارشناسان آن، وقت شما برای انجام اموری که تخصص اصلی‌تان است خالی خواهد شد و در نتیجه بازدهی بهتری خواهید داشت. مطمئن باشید تقسیم کارها هزینه نهایی کمتری به‌دنبال خواهد داشت. حالا این سوال پیش می‌آید که چگونه کارهای اصلی را از انواع متفرقه تشخیص دهیم؟ به مدت یک هفته یا حداقل سه روز همه کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید را یادداشت کنید. سپس گزینه‌هایی که تصور می‌کنید در انجام آنها بسیار بهتر هستید و استعداد بیشتری دارید را مشخص کنید. برای درک بهتر این موضوع، این مثال واقعی را بخوانید: فردی که در املاک کار می‌کرد، پس از یادداشت کردن امور روزانه‌اش به مدت یک هفته و بررسی آنها متوجه می‌شود که یکی از کارهای او تاثیر بسیار زیادی روی کاری که انجام می‌دهد، دارد. این کار، دور زدن با ماشین در اطراف و نگاه کردن به زمین‌ها و خانه‌ها بود. او متوجه شد که در اندازه‌گیری و تشخیص پتانسیل خانه‌ها و زمین‌ها استعداد زیادی دارد. شخص مذکور پس از کشف این موضوع، بقیه کارهای روزانه‌اش را به دیگران محول کرد و بیشتر زمان خود را روی کاری که استعداد بیشتری داشت، گذاشت و در نهایت توانست در مدت زمان کوتاهی، سود حاصل از درآمدش را افزایش دهد. وقتی به مدت یک هفته روی فعالیت‌های خود تمرکز می‌کنید، متوجه خواهید شد که در یک یا چند زمینه، کارایی بسیار بهتری دارید. در نتیجه با وقف زمان بیشتر به آن امور، صرفه‌جویی زمانی و مالی خواهید داشت و این امر در سرعت بخشیدن به پیشبرد اهداف‌تان تاثیر شگرفی خواهد داشت. البته برای کسانی که بیزینس شخصی و کوچکی دارند، کاملا ضروری است که در همه زمینه‌های شغل خود مهارت و دانش کافی داشته باشند و خودشان بخش اعظمی از امور را به دست بگیرند.
در آخر هم شاید بد نباشد این سیستم را به این تشبیه کنیم که شما اگر بخواهید تکه سنگ‌های بزرگ، ماسه و شن را درون یک گلدان شیشه‌ای بچینید، درست این است که سنگ‌های درشت را کف گلدان بگذارید، ماسه‌ها را روی آن و در آخر شن را بریزید. اگر در ابتدا شن در گلدان بریزید، دیگر سنگ‌های بزرگ در آن جا نخواهند شد. به صورت کلی، شما با تمرکز بر سوژه‌های کمتر و کارهای مهم‌تر، بسیار بهتر، سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر می‌توانید اهداف خود را محقق سازید.
منبع: روزیاتو