ژاله حساس خواه افزود: بر اساس اهمیت مقوله فوق، نخستین دوره کارگاه آموزشی آشنایی با اصول نوین بایگانی اسناد آرشیوی و امحائی ویژه مسئولان بایگانی اداره ها و سازمان های دولتی استان از سوی این نهاد برگزار شد.
وی با اشاره به نقش بایگانی و نگهداری اسناد به عنوان مدارک حائز اهمیت در سازمان های دولتی و فقدان آگاهی بسیاری از مسئولان این مراکز به روش های نوین آرشیو افزود : کماکان بسیاری از سازمان ها بصورت سنتی در حال آرشیو اسناد خود هستند.
حساس خواه ادامه داد: شناخت روش های مدرن بایگانی اسناد علاوه بر ایجاد آرشیوی مدون و با برنامه که قابلیت دسترسی به آنها را در کوتاه ترین زمان ممکن برای درخواست کنندگان ایجاد خواهد کرد، موجب تسهیل در روند فعالیت مسئولان آرشیو نیز خواهد شد.
وی تصریح کرد : سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان گیلان با توجه به اینکه تنها مرجع تعیین تکلیف اسناد دولتی در استان است، در راستای کاهش قصور افراد مسئول در رابطه با اسناد موجود در سازمان ها از طریق شناسایی رابطان اسناد اقدام به برگزاری کارگاه آموزشی برای این افراد کرده است.
حساس خواه تعداد سازمان های شرکت کننده در اولین مرحله برگزاری کارگاه آموزشی را 15 دستگاه عنوان کرد و افزود: امیدواریم با آشنایی بیشتر مدیران استان از اهمیت اسناد و عواقب اقدامات خودسرانه درباره تعیین وضعیت نگهداری این اسناد، در مراحل بعدی شاهد مشارکت بیشتر مراکز دولتی باشیم.
وی سازمان اسناد و کتابخانه ملی گیلان را به عنوان همکاری امین و متخصص برای مدیران استان در تعیین و تکلیف بایگانی دستگاه های متبوعه شان دانست.
وی تاکید کرد: با همکاری مسئولان استان می توانیم علاوه بر آزادسازی فضای اداری، بسیاری از میراث مکتوب استان را از این بایگانی ها شناسایی و برای غنی سازی آرشیو ملی گیلان که نماد هویت ملی استان است، به این گنجینه ارزشمند انتقال دهیم.